Een duidelijk en gestructureerd klokkenluidersformulier is belangrijk om mensen ertoe aan te zetten volledige en betrouwbare meldingen te sturen. Dit kan klachtenmanagers veel werk besparen en het leidt ertoe dat uw kanaal zijn uiteindelijke doel vervult: inzicht krijgen in mogelijke overtredingen die schadelijk zijn voor uw bedrijf, klanten of medewerkers. In dit artikel leggen we enkele relevante aspecten van een goed formulier uit.
Taalgebruik
Het belang van taalgebruik in een goed klokkenluidersformulier, of meldingenformulier, bestaat uit drie onderdelen. Ten eerste, zorg ervoor dat het formulier meerdere talen ondersteunt, zodat uw doelgroep niet onnodig wordt beperkt. Ten tweede moet het formulier worden aangepast aan de toon waarop u uw doelgroep normaal gesproken aanspreekt. Dit betekent dat het formulier idealiter ten minste een aanpasbare inleidende tekst moet hebben. Op deze manier kunt u uw doelgroep benaderen zoals u passend vindt. Als laatste moeten de vragen
in het formulier duidelijk en ondubbelzinnig worden geformuleerd, om verwarring bij
klokkenluiders te voorkomen. Onduidelijke vragen kunnen ertoe leiden dat klokkenluiders het proces van klachtregistratie niet afronden, of dat er onjuiste antwoorden worden gegeven, wat weer leidt tot meer werk voor de beheerders.
Anoniem
Door klokkenluiders de mogelijkheid te geven om hun melding anoniem in te dienen, wordt hun privacy en veiligheid gegarandeerd. Gebruikers zullen zich beter beschermd voelen en vrijer zijn om hun zorgen te uiten, en dat is natuurlijk waar het bij uw kanaal om draait. U kunt natuurlijk ook kiezen voor platforms zoals WhistleForm, waarmee u kunt kiezen of uw gebruikers al dan niet anonieme klachten kunnen indienen. Dit geeft u de vrijheid om te beslissen wat het beste bij uw bedrijf past.
Ontwerp van het Klokkenluidersformulier
Een ontwerp aangepast aan verschillende apparaten zorgt ervoor dat klokkenluiders altijd en overal meldingen kunnen indienen. Een dergelijk formulier moet zich aanpassen aan verschillende beeldschermformaten, zoals laptops, tablets en smartphones. Bovendien, ook al klinkt het misschien enigszins triviaal, past een goed klokkenluidersformulier altijd bij de branding van uw bedrijf. Dit zorgt ervoor dat uw medewerkers, of andere doelgroep, zich veilig voelen bij het indienen van hun klacht, wetende dat deze naar de juiste plek wordt gestuurd. Denk bijvoorbeeld aan het personaliseren van de kleur van uw formulier, passend bij uw bedrijfskleuren, evenals het logo. Daarnaast zijn de titel van het klokkenluiderskanaal, de inleidende tekst en het privacybeleid belangrijke aspecten om rekening mee te houden bij het personaliseren van uw kanaal.
Bij het zoeken naar een goed klokkenluiderskanaal kunt u ook met een aantal andere ontwerpaspecten rekening houden. Eenvoud, structuur en interactiviteit zijn voorbeelden van ontwerp-onderdelen die het meldingsproces zullen vergemakkelijken voor uw doelgroep.
WhistleForm presenteert met trots het bijgewerkte klokkenluidersformulier. Pas het formulier aan om te matchen met de branding van uw bedrijf en zorg voor een prettige en veilige klokkenluiderservaring.