Un formulari de denúncies clar i estructurat és important perquè els denunciants enviïn notificacions completes i fiables. Això pot estalviar molta feina als gestors i fer que el seu canal compleixi l’objectiu final: obtenir informació sobre les possibles infraccions que puguin perjudicar a la seva empresa, clients o treballadors. Aquí li expliquem alguns aspectes rellevants d’un bon formulari.
Ús del llenguatge
La importància del llenguatge en un bon formulari de denúncies es divideix en tres parts. En primer lloc, el formulari s’ha de poder presentar en diversos idiomes, de manera que el seu grup objectiu no quedi limitat innecessàriament. En segon lloc, el formulari s’ha d’adaptar al to en què habitualment adreça al seu grup objectiu. Això vol dir que, a poder ser, el formulari hauria de tenir com a mínim un text de presentació personalitzable. D’aquesta manera, podrà comunicar-se amb els seus usuaris en el to que prefereixi. Per últim, les preguntes del formulari s’han de plantejar de manera clara i sense ambigüitats, per evitar confondre als denunciants. Presentar preguntes poc clares podria provocar que els denunciants no acabin el procés de registre de la seva denúncia o que es donessin respostes incorrectes, cosa que al seu torn comporta més feina per als gestors.
Anònim
Donar als denunciants la possibilitat de presentar les seves notificacions de manera anònima garantirà la seva privadesa i seguretat. Els usuaris se sentiran més protegits i més lliures per expressar les seves preocupacions, cosa que és, per descomptat, l’objectiu del canal. Per descomptat, també pot optar per plataformes com WhistleForm, que li permeten escollir si els seus usuaris poden presentar denúncies anònimes o no. Això li dóna la llibertat de decidir què necessita el canal de la seva empresa.
Disseny del Formulari de Denúncies
Un disseny adapat a dispositius mòbils garanteix que els denunciants puguin enviar denúncies des de qualsevol lloc i en qualsevol moment. Un formulari així s’ha d’adaptar a diferents mides de pantalla, com ara ordinadors portàtils, tablets i smartphones. A més, tot i que pugui semblar trivial, un bon formulari de denúncies sempre està adaptat a la marca de la seva empresa. Això garantirà que els seus empleats o qualsevol altre grup objectiu se sentin segurs a l’enviar la denúncia, sabent que la rebrà la persona responsable. Uns exemples de personalització són el color del formulari, perquè coincideixi amb els colors de la seva empresa, i el logotip. A més, és important tenir en compte el títol del canal, el text introductori i la política de privadesa a l’hora de personalitzar el seu propi canal.
Si busca un bon canal de denúncies, també pot tenir en compte altres aspectes del disseny. La simplicitat, l’estructura i la interactivitat del formulari són alguns exemples d’elements de disseny que facilitaran el procés d’enviament de denúncies.
WhistleForm li presenta aquí el formulari de notificacions actualitzat. El nou formulari es pot personalitzar perquè coincideixi amb la marca de la seva empresa i li assegura una experiència de "whistleblowing" completament segura.